Informativa sulla privacy

1. Titolare del trattamento

Optima System S.r.l., Via Ticino 14, 27021 Bereguardo (PV), Italia, P.IVA 02971240185. Per qualunque richiesta relativa ai dati personali puoi scrivere a optimasrl.system@gmail.com oppure usare la sezione Assistenza dentro l'app.

2. Quali dati trattiamo

• Dati dell'account: nome, email e password (conservata solo in forma cifrata).
• Contenuti che inserisci: le schede delle persone che incontri (nome, azienda, famiglia, interessi, note, promemoria, interazioni), i testi dettati e le immagini dei biglietti da visita che decidi di caricare.
• Dati di pagamento: gestiti esclusivamente da Stripe; noi conserviamo solo lo stato dell'abbonamento e l'identificativo cliente, mai i dati della carta.
• Dati tecnici minimi: log di servizio necessari a far funzionare e proteggere l'applicazione.

3. L'audio delle dettature

La trascrizione vocale avviene sul tuo dispositivo tramite le funzioni del browser: l'audio non viene caricato sui nostri server né conservato. Al server arriva solo il testo trascritto, che viene usato per compilare la scheda e resta nel tuo account.

4. Finalità e basi giuridiche

• Erogare il servizio (art. 6.1.b GDPR — esecuzione del contratto): account, schede, promemoria, ricerca, briefing.
• Gestire abbonamenti e fatturazione (art. 6.1.b e 6.1.c): pagamenti tramite Stripe e obblighi fiscali.
• Assistenza (art. 6.1.b): gestione delle richieste inviate dalla sezione Assistenza.
• Sicurezza e prevenzione degli abusi (art. 6.1.f — legittimo interesse).

5. Dati di terze persone inseriti da te

Quando registri informazioni su una persona che hai incontrato tratti dati di terzi: in quel caso agisci come titolare autonomo per i tuoi appunti professionali. Ti chiediamo di inserire solo informazioni pertinenti, ricevute nel contesto della relazione, di non registrare conversazioni altrui e di non inserire dati particolari (salute, opinioni politiche o religiose, dati giudiziari). Relatio è uno strumento per i tuoi appunti personali, non per la sorveglianza di terzi.

6. Fornitori e destinatari

Utilizziamo fornitori che trattano i dati per conto nostro (responsabili ex art. 28 GDPR): l'infrastruttura di hosting e database su cui gira l'applicazione, Stripe per i pagamenti, Resend per l'invio delle email di servizio e i fornitori di intelligenza artificiale usati per trasformare il testo dettato e le immagini dei biglietti in campi strutturati. I dati non vengono venduti né ceduti per finalità pubblicitarie. Eventuali trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo avvengono sulla base delle clausole contrattuali standard della Commissione europea.

7. Conservazione

Conserviamo i dati finché il tuo account resta attivo. Puoi cancellare singole schede in qualsiasi momento ed eliminare definitivamente account e dati da Impostazioni → Elimina account: la cancellazione è immediata e irreversibile. I documenti fiscali relativi agli abbonamenti sono conservati per i termini previsti dalla legge (10 anni).

8. I tuoi diritti

Hai diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità (artt. 15-22 GDPR). L'esportazione dei dati in CSV e JSON è disponibile direttamente in Impostazioni. Per gli altri diritti scrivi a optimasrl.system@gmail.com. Puoi inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

9. Registrazione del consenso

Quando accetti questa informativa e i termini d'uso conserviamo la prova dell'accettazione: versione dei documenti, data e ora, indirizzo IP e browser utilizzato. Questi dati sono trattati per adempiere agli obblighi di legge (art. 6.1.c GDPR) e per poter dimostrare il consenso in caso di controlli; li trovi in Impostazioni → Privacy e termini.

10. Sicurezza

Le password sono conservate con funzioni di hash, l'accesso avviene tramite sessione protetta e ogni account vede esclusivamente i propri dati. Il traffico è cifrato (HTTPS). Nessuna comunicazione da parte nostra ti chiederà mai la password o i dati della carta.

11. Cookie e archiviazione locale

Usiamo un cookie tecnico di sessione per tenerti collegato e l'archiviazione locale del browser per far funzionare l'app anche senza rete (copia delle ultime schede consultate e coda delle modifiche da inviare). Non usiamo cookie di profilazione pubblicitaria.